Todos nós sabemos que na nossa sociedade é impossível manter um negócio sem o meio de comunicação chamado telefone. Mesmo sendo importante, o telefone pode ser um meio de desperdiçar dinheiro e muitos empresários não percebem e não controlam.
Neste artigo, algumas dicas serão apresentadas para reduzir os gastos mensais com as contas de telefone. Os diretores, gerentes e chefes têm que ter sempre em mente que uma linha telefônica à disposição induz o colaborador a fazer e receber ligações a todo o momento.
Isso inclusive contribuía para atrapalhar a execução do serviço, porque a maioria das ligações pode não ser sobre serviço. Vale ressaltar, ainda, que a atenção do funcionário na execução da atividade será desviada e a concentração será perdida.
Antes de iniciar, lembro-me de uma experiência no meu local de trabalho. Era uma equipe com 20 pessoas e todos tinham uma linha de telefone na mesa. Cada funcionário tinha a oportunidade de utilizar o aparelho telefônico a qualquer momento. Mensalmente recebíamos a soma de todas as contas oscilavam em torno de R$ 2.500,00. Por ano era uma despesa de mais de R$ 25.000,00. Parece pouco, mas em uma grande empresa isso pode ser tornar um número monstruoso. Para reduzir a despesa, desativamos 10 linhas. As demais foram mantidas com extensões. O nosso gasto mensal caiu para R$ 650,00, pois deixamos de pagar a assinatura mensal e reduzimos as ligações.
O telefone mal usado pelos funcionários refletirá no aumento dos gastos.
Lembro-me que ao receber as contas, observamos que os nossos funcionários gastavam 20 minutos ou mais nas ligações. Ou ligavam várias vezes no decorrer do dia para o mesmo número. Como resolver isso? Adotamos a utilização do e-mail para resolver os problemas, tendo em vista que o custo é menor.
Outra sugestão é a criação de Call Center. Se o setor ou área recebe muitas ligações diariamente e essas ligações estão atrapalhando a execução da atividade, deve ser estudada a possibilidade de implantação de um Call Center para filtrar os assuntos e dirimir as dúvidas.
Os gastos ficarão mais elevados se não existir bloqueio de chamadas DDD, celulares, etc. O executivo, dono de empresa, etc., deve avaliar se todos os telefones precisam fazer ligações para celulares, DDD, etc.
Dessa forma, se você nunca tinha pensado nisso, chegou o momento de controlar as contas de telefone na sua empresa.
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