Em todas as Empresas deveria existir uma equipe para avaliar todas as rotinas e viabilizar alternativas que eliminem os processos e serviços manuais. Todo empresário deveria inserir esta regra como uma filosofia dentro da Empresa.
Afirmo com toda a certeza que muitos gerentes, inclusive aqueles que estão na sua Empresa, não estão dispostos a mudar os processos por causa do medo de perder o emprego ou reduzir a própria equipe. Tem gerente que acredita que quanto mais funcionários, mais poder ele terá. Isso é um erro.
O serviço manual atrapalha a Empresa, coloca em risco a execução do serviço. Inclusive a segurança da informação. Se algum Empresário fizer a seguinte pergunta: o que eu faço para eliminar o serviço manual? A minha resposta será simples: INVISTA EM INFORMÁTICA. Isso mesmo, automatizar a atividade é o caminho das Empresas. Desenvolver programas é essencial para gerar resultados.
Tive uma experiência que pode esclarecer a minha idéia. Em 2004 vigoraria a lei sobre o ISSQN e um dos itens afetaria diretamente a rotina da minha área, ou seja, a necessidade de emissão de uma nota fiscal por município. Isso representava o aumento de 350 notas fiscais para mais de 2.000 notas fiscais!! Ao recepcionar as notas, as informações de cada uma eram inseridas no nosso banco de dados manualmente. A mudança da lei era o caos.
A primeira coisa que pensei: temos que aumentar o quadro de funcionários. E foi essa a proposta apresentada ao meu diretor. Sabe qual foi a resposta? Um não. Foi a partir desta experiência que a minha visão de administrador mudou.
A alternativa encontrada foi desenvolver um programa interno para receber dos fornecedores os dados das notas fiscais, de forma eletrônica. Resultado: não teve acréscimo de mão-de-obra e absorvemos o aumento do serviço.
Se qualquer Empresa necessita eliminar a digitação de dados, a alternativa atual é a transmissão de dados eletrônicos ou liberar o acesso a portais na internet para inserção de dados.
Trabalhos manuais significam o trânsito de papéis. Já os dados eletrônicos permitem um acompanhamento sistêmico das informações.
Outro exemplo, qual das duas opções é a melhor? Enviar a correspondência ou dar acesso no site da empresa para consulta? É claro que a segunda é a melhor escolha. A primeira representa gastos com papéis, impressão e postagem.
Portanto, comece a criar uma cultura dentro da sua Empresa, entre os gerentes, chefes, supervisores e demais colaboradores. Pense sempre na eliminação de processos e serviços manuais.
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