EVITANDO DESPERDÍCIO

Muitos olham para um papel que foi impresso indevidamente, um clipe que caiu no chão, uma cópia de documento ou uma impressão colorida como algo insignificante e que para o resultado da Empresa não representará nada.

Contudo, imagine as situações acima sendo geradas por Empresa com 1.000 funcionários, todos os dias, durante 12 meses. O prejuízo será considerável!

As Empresas têm que conscientizar os colaboradores sobre importância da economia. Não importa se a economia é de R$ 1,00. Quem economiza R$ 1,00, é capaz de economizar milhares de reais.

Todos precisam fazer as seguintes perguntas:
Toda impressão é necessária?
Todas as cópias são necessárias?
Impressão colorida é necessária?

A impressão frente e verso têm que ser obrigatória e o uso de impressão colorida têm que ser proibida nas empresas.

Essa consciência de economia refletirá na redução dos gastos com papel, manutenção de impressora, consumo de energia elétrica, tinta da impressora, etc. Sem contar que o excesso de papel significa ocupar espaço físico em arquivos.

Além disso, a prática das sugestões acima demonstra uma excelente adoção de consciência ecológica, tendo em vista que a redução de papel significa que diversas árvores foram preservadas.
Pense nisso!

O GERENTE TEM QUE ESTAR SEMPRE EM ALERTA

Que tipo de gerente trará mais resultados para uma empresa: aquele que está atrás de uma mesa esperando que os outros tragam as soluções ou aquele que saí a campo para corrigir desvios nas rotinas e ter ideias de melhoria ou redução de custo ?

As Empresas precisam do segundo gerente.

É comum encontrar o gerente que está acomodado atrás da mesa, escondido para não ser visto ou que usa os problemas como escudo para não perder o emprego. Muitos gerentes não apresentam propostas de melhoria na rotina, redução de custo, etc.
Se a Empresa busca bons resultados, tem que definir metas de redução de custo para os gerentes?

O gerente não pode ficar atrás de uma mesa.

Quando um colaborador diz que não tem condições de executar um serviço, o gerente tem que ser o primeiro a sentar do lado do colaborador para ver exatamente como a rotina está sendo executada. Tem muito colaborador que consegue “enrolar” facilmente o gerente.

O gerente tem que estar sempre alerta.

Qualquer problema é uma grande oportunidade de melhorar alguma rotina e transformá-lo em redução de custo para a Empresa.

PROCESSOS E SERVIÇOS MANUAIS: COMO ELIMINÁ-LOS?

Em todas as Empresas deveria existir uma equipe para avaliar todas as rotinas e viabilizar alternativas que eliminem os processos e serviços manuais. Todo empresário deveria inserir esta regra como uma filosofia dentro da Empresa.
Afirmo com toda a certeza que muitos gerentes, inclusive aqueles que estão na sua Empresa, não estão dispostos a mudar os processos por causa do medo de perder o emprego ou reduzir a própria equipe. Tem gerente que acredita que quanto mais funcionários, mais poder ele terá. Isso é um erro.
O serviço manual atrapalha a Empresa, coloca em risco a execução do serviço. Inclusive a segurança da informação. Se algum Empresário fizer a seguinte pergunta: o que eu faço para eliminar o serviço manual? A minha resposta será simples: INVISTA EM INFORMÁTICA. Isso mesmo, automatizar a atividade é o caminho das Empresas. Desenvolver programas é essencial para gerar resultados.
Tive uma experiência que pode esclarecer a minha idéia. Em 2004 vigoraria a lei sobre o ISSQN e um dos itens afetaria diretamente a rotina da minha área, ou seja, a necessidade de emissão de uma nota fiscal por município. Isso representava o aumento de 350 notas fiscais para mais de 2.000 notas fiscais!! Ao recepcionar as notas, as informações de cada uma eram inseridas no nosso banco de dados manualmente. A mudança da lei era o caos.
A primeira coisa que pensei: temos que aumentar o quadro de funcionários. E foi essa a proposta apresentada ao meu diretor. Sabe qual foi a resposta? Um não. Foi a partir desta experiência que a minha visão de administrador mudou.
A alternativa encontrada foi desenvolver um programa interno para receber dos fornecedores os dados das notas fiscais, de forma eletrônica. Resultado: não teve acréscimo de mão-de-obra e absorvemos o aumento do serviço.
Se qualquer Empresa necessita eliminar a digitação de dados, a alternativa atual é a transmissão de dados eletrônicos ou liberar o acesso a portais na internet para inserção de dados.
Trabalhos manuais significam o trânsito de papéis. Já os dados eletrônicos permitem um acompanhamento sistêmico das informações.
Outro exemplo, qual das duas opções é a melhor? Enviar a correspondência ou dar acesso no site da empresa para consulta? É claro que a segunda é a melhor escolha. A primeira representa gastos com papéis, impressão e postagem.
Portanto, comece a criar uma cultura dentro da sua Empresa, entre os gerentes, chefes, supervisores e demais colaboradores. Pense sempre na eliminação de processos e serviços manuais.

SURGIU UM PROBLEMA NA EMPRESA: O QUE FAZER?

Em todos estes anos atuando em uma grande empresa, observei que muitos gerentes não conhecem as rotinas das suas áreas e diante de um problema optam por remendá-lo. E quantos funcionários não pensam a mesma coisa?
Não podemos remendar o problema, mas temos que resolvê-lo na fonte, no ninho.
Todo trabalho deve ser encarado como uma linha de produção. Não pode ocorrer uma falha em nenhuma etapa do processo. A maioria dos problemas nas empresas é o resultado de uma falha no processo.
Lembro-me de um colaborador que não conseguia realizar as suas tarefas. Eu não entendia o motivo e o acompanhei na execução. Nós dependíamos de um arquivo eletrônico transmitido pelo nosso fornecedor. O arquivo tinha que vir com todos os dados corretos. Contudo, o meu colaborador recebia o arquivo com vários erros e, ao invés, de comunicar o fornecedor sobre o erro, ele simplesmente corrigia por conta própria, atrasando a execução das demais atividades. O que eu aprendi, a etapa que gera o problema deve ser corrigida e nunca deve ser remendada como foi feita pelo meu colaborador.
Observem alguns passos importantes diante de um problema:
1º. Passo – Avalie todo o fluxo da rotina. Conhecer todo o processo do início ao fim é fundamental para solucioná-lo.
2º. Passo – Jamais tente contornar o problema com “soluções” que apenas mascaram e dificultam a rotina.
3º. Passo – Avalie as medidas necessárias para corrigir o problema. Se for necessário reorientar o colaborador, fornecedor, departamento ou outra área, isso deve ser feito o mais rápido possível.
4º. Passo – Encontre soluções com rapidez. Não deixe que o problema se arraste por muito tempo.
Se você for gerente ou chefe, lembre-se que a sua equipe deve estar sintonizada para solucionar o problema.
Lembre-se que quando surgi um problema, temos que encará-lo como uma grande oportunidade para mostrar que somos capazes de solucioná-lo.

TELEFONE: Meio de comunicação ou de gastos?

Todos nós sabemos que na nossa sociedade é impossível manter um negócio sem o meio de comunicação chamado telefone. Mesmo sendo importante, o telefone pode ser um meio de desperdiçar dinheiro e muitos empresários não percebem e não controlam.
Neste artigo, algumas dicas serão apresentadas para reduzir os gastos mensais com as contas de telefone. Os diretores, gerentes e chefes têm que ter sempre em mente que uma linha telefônica à disposição induz o colaborador a fazer e receber ligações a todo o momento.
Isso inclusive contribuía para atrapalhar a execução do serviço, porque a maioria das ligações pode não ser sobre serviço. Vale ressaltar, ainda, que a atenção do funcionário na execução da atividade será desviada e a concentração será perdida.
Antes de iniciar, lembro-me de uma experiência no meu local de trabalho. Era uma equipe com 20 pessoas e todos tinham uma linha de telefone na mesa. Cada funcionário tinha a oportunidade de utilizar o aparelho telefônico a qualquer momento. Mensalmente recebíamos a soma de todas as contas oscilavam em torno de R$ 2.500,00. Por ano era uma despesa de mais de R$ 25.000,00. Parece pouco, mas em uma grande empresa isso pode ser tornar um número monstruoso. Para reduzir a despesa, desativamos 10 linhas. As demais foram mantidas com extensões. O nosso gasto mensal caiu para R$ 650,00, pois deixamos de pagar a assinatura mensal e reduzimos as ligações.
O telefone mal usado pelos funcionários refletirá no aumento dos gastos.
Lembro-me que ao receber as contas, observamos que os nossos funcionários gastavam 20 minutos ou mais nas ligações. Ou ligavam várias vezes no decorrer do dia para o mesmo número. Como resolver isso? Adotamos a utilização do e-mail para resolver os problemas, tendo em vista que o custo é menor.
Outra sugestão é a criação de Call Center. Se o setor ou área recebe muitas ligações diariamente e essas ligações estão atrapalhando a execução da atividade, deve ser estudada a possibilidade de implantação de um Call Center para filtrar os assuntos e dirimir as dúvidas.
Os gastos ficarão mais elevados se não existir bloqueio de chamadas DDD, celulares, etc. O executivo, dono de empresa, etc., deve avaliar se todos os telefones precisam fazer ligações para celulares, DDD, etc.
Dessa forma, se você nunca tinha pensado nisso, chegou o momento de controlar as contas de telefone na sua empresa.